Les dispositions ci-dessous sont applicables à l’ensemble des comités. Pour connaître les dispositions spécifiques à chaque commission et comité, veuillez consulter la page dudit comité ou de ladite commission.

Mandat des comités

Le mandat des comités est déterminé par résolution du conseil

Le mandat peut être général ou spécifique Un mandat général n’a pas de durée déterminée, à moins d’être modifié par le conseil.

Un mandat spécifique a une durée déterminée.

Composition des comités

• Le conseil établit le nombre de membres choisis parmi les résidents de la Ville pour chaque comité ou commission.

• Est exclue toute personne dont les activités professionnelles usuelles seraient susceptibles d’engendrer un conflit avec les intérêts de la Ville.

• Un siège pour un membre âgé de 18 à 25 ans est réservé lorsque possible.

• Un (1) ou deux (2) membres du conseil peuvent siéger sur le comité, au choix du conseil.

• Des personnes-ressources issues de l’administration prennent part aux délibérations mais n’ont pas droit de vote.

• Le maire et le directeur général sont membres d’office de tous les comités sauf dans le cas où la loi indique le contraire.

Durée du mandat des membres

• Sauf disposition contraire, les membres d’un comité consultatifs sont nommés par résolution du conseil pour un mandat d’une durée de deux (2) ans, renouvelable automatiquement pour un mandat d’une durée de deux (2) années supplémentaires en l’absence de résolution y mettant fin.

• Les membres ayant complété un 2 mandats de 2 ans sont invités à déposer leur candidature s’ils souhaitent de nouveau être nommés sur un comité.

• Les membres du comité demeurent en fonction, nonobstant l’expiration de leur mandat, jusqu’à ce qu’ils soient nommés de nouveau ou remplacés.

• Les mandats des membres d’un comité sont révocables en tout temps par le conseil municipal et peuvent être prolongés pour une période plus grande de 4 années en cas de situation particulière.

• Le mandat du membre du conseil est fixé par le conseil et prend fin dès qu’il cesse d’être membre du conseil ou lorsque le conseil adopte une résolution le remplaçant.

• Toute vacance survenant au cours de la durée du mandat d’un membre est comblée pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer.

• Le mandat du membre du comité se termine s’il fait défaut d’assister aux rencontres du comité pendant trois (3) rencontres régulières consécutives; sauf si à cette troisième rencontre les membres du comité sont d’avis que l’intéressé a été dans l’impossibilité d’assister à ces trois (3) rencontres; dans ce cas, les autres membres du comité peuvent par résolution prolonger ce délai d’une autre rencontre. Toutefois, si l’intéressés n’assiste pas à cette autre rencontre qui suit la rencontre où le comité a exprimé un tel avis, son mandat prend fin à ce moment-là.
• En cas de vacance, démission ou décès d’un de ses membres, le comité (président du comité, de l’élu désigné et de la personne-ressource responsable) peut recommander au conseil la nomination d’un remplaçant pour le reste du terme de ce membre. 

Processus de nomination d’un nouveau membre

• Les citoyens sont invités à soumettre leur candidature afin de siéger au sein du comité par la publication d’un appel de candidature.
• La sélection des candidats se fait en présence du président du comité, de l’élu désigné et de la personne-ressource responsable.
• Les nominations sont approuvées par le conseil municipal.

Nombre de rencontres régulières

• Le comité siège en séance régulière au moins deux (2) fois par année aux jours qu’il fixe.

Convocation

• Seul le président, un conseiller membre du comité, le maire, le directeur général ou le fonctionnaire désigné peuvent convoquer une rencontre régulière du comité.
• Rencontre régulière, et sur demande du président, le secrétaire du comité dresse un avis de convocation qu’il expédie à chacun des membres au moins sept jours à l’avance.
• Rencontre spéciale : le conseil, le président ou deux membres du comité peuvent convoquer une rencontre spéciale en faisant une demande verbale ou écrite au secrétaire du comité. À la réception de cette demande de rencontre spéciale, le secrétaire dresse un avis de convocation qu’il expédie à chacun des membres, au plus tard quarante-huit heures avant l’heure fixée pour le début de la rencontre. À cette rencontre spéciale, on ne prendra en considération que les affaires spécifiées dans l’avis de convocation de telle rencontre, sauf si tous les membres du comité sont présents et y consentent.

Quorum

• La majorité des membres nommés constitue le quorum et ce dernier doit être composé d’au moins un élu.
• Le quorum doit être maintenu durant toute la durée de la séance.
• Le quorum est requis pour la tenue d’une rencontre régulière du comité lorsque des décisions doivent être prisent par le comité ou que des propositions doivent être adoptées pour présentation subséquente au conseil municipal.
• Lorsque des sujets sont présentés ou discutés à titre informatif ou consultatif, le quorum n’est pas requis pour tenir une rencontre régulière.
• Les décisions sont prises à la majorité des membres présents et en cas d’égalité, le président de la rencontre a droit à un vote prépondérant.

Le président et vice-président du comité

• Le comité nomme parmi les membres du comité un président et un vice-président qui demeurent en fonction pendant la durée de leur mandat, ou jusqu’à ce qu’ils soient remplacés.
• Le président ou en son absence ou d’incapacité d’agir, le vice-président dirige les délibérations du comité et signe les comptes rendus des rencontres du comité.
• En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président ou du vice-président, les membres du comité choisissent parmi eux une personne pour présider la rencontre.

Secrétaire du comité

• Le conseil nomme un secrétaire du comité parmi les fonctionnaires de la ville.
• Le secrétaire du comité prépare l’ordre du jour des rencontres du comité, rédige les aide-mémoires sur les points à l’ordre du jour, prépare et envoie les avis de convocation à ces séances, dresse les comptes rendus des séances du comité et s’acquitte de la correspondance.

Compte-rendu

• Le comité doit tenir un compte rendu de chacune de ses rencontres et y énoncer succinctement les motifs à la base de ses recommandations. À chaque rencontre, le comité adopte le compte rendu de la rencontre précédente.
• Une fois complétés et dûment signés par le président de la rencontre et le secrétaire du comité, les comptes rendus sont transmis au conseil dans les plus brefs délais, et ce, même s’ils n’ont pas encore été adoptés par le comité.
• Les recommandations du comité ne doivent pas être divulguées publiquement avant que le conseil ait statué sur celles-ci.

Droit de vote

Les fonctionnaires qui siègent sur les comités n’ont pas le droit de vote à l’exception des fonctionnaires désignés siégeant sur la commission d’aménagement, des infrastructures et de la mobilité (CAIM).

Rémunération

• Les comités n’ont pas de budget d’opération.
• S’il y a lieu, il doit présenter une fois par année les prévisions de ses dépenses afin que le conseil en tienne compte dans son budget annuel.
• Le comité ne peut engager aucune dépense qui n’a pas été, au préalable, autorisée par le conseil, et ce, même s’il est prévu au budget un montant de dépenses pour le comité.
• Aucune rémunération n’est prévue pour la participation des membres nommés aux comités.

Pouvoirs des comités

• Rédiger ses règles internes .
• Consulter, après autorisation du conseil municipal donnée par résolution, un professionnel dans un domaine relié à son mandat.
• Demander à la direction générale les informations utiles au fonctionnement du comité.
• Solliciter auprès des citoyens ou requérants des renseignements complémentaires pour l’analyse des dossiers.

Devoirs des comités

• Agir avec prudence, équité et intégrité dans l’exercice de ses fonctions.
• Respecter le caractère confidentiel des informations et renseignements obtenus, les membres du comité devant, à cette fin, signer un engagement de confidentialité.
• S’en tenir aux pouvoirs qui lui sont dévolus par le conseil municipal.
• Déclarer tout conflit d’intérêt ou potentiel conflit d’intérêt et de se retirer des échanges et des décisions le cas échéant.