Les archives à la Ville de Saint-Bruno-de-Montarville
Prenons d’abord le temps de bien comprendre la notion d’archives. Les archives sont l’ensemble des informations quel que soient leur date, leur nature, ou leur support, réunies par la Ville de Saint-Bruno-de-Montarville, pour les besoins mêmes de son existence et l’exercice de ses fonctions, conservées pour leur valeur administrative, légale et historique.
On peut s’y référer pour les opérations quotidiennes, ainsi que lors du processus de prise de décision. De plus, elles ont un rôle de témoignage puisqu’elles attestent de l’existence et du rôle joué par la Ville dans son milieu professionnel à travers les années.
À la Ville, la gestion des documents et des archives relève de la Direction du greffe et du contentieux. Pour atteindre une saine gestion des documents administratifs et des archives historiques, la Direction du greffe et du contentieux appuie les autres directions, fournit un support professionnel et développe les outils nécessaires.
Le premier outil développé dans la mise en place d’un système de gestion des documents est le plan de classification aussi appelé système de classement ou cadre de classement. Il se définit comme suit : Structure hiérarchique et logique permettant le classement et le repérage de pièces d’archives ou d’ensembles documentaires.
*** Le plan de classification explique comment classer un document. ***
Calendrier de conservation
Le deuxième outil développé dans la mise en place d’un système de gestion des documents est le calendrier de conservation. Il se définit comme suit : Ensemble de règles qui correspondent aux décisions que prend la Ville quant à la durée de vie de ses documents (états actif et semi-actif) et à leur disposition finale (état inactif). Ces règles tracent ou prévoient le cheminement que doit suivre au cours de sa vie chaque document produit ou reçu par la Ville. Il regroupe les séries de documents ayant le même délai de conservation. La disposition finale consiste en la conservation permanente ou la destruction.
*** Le calendrier de conservation indique combien de temps on doit conserver un document. ***